News

ERP စနစ်များ အမှန်တကယ် ရှုပ်ထွေးရခြင်း၏ အဓိကအကြောင်းရင်း

အနှစ်သာရအားဖြင့်ပြောရလျှင် Enterprise Resource Planning (ERP) စနစ်တစ်ခု၏ ရှုပ်ထွေးမှုသည် ကြီးမားလှသည့် စိန်ခေါ်မှုတစ်ခုတည်းကနေ မြစ်ဖျားခံလာခြင်း ဖြစ်သည်။ ယင်းမှာ အမြဲတမ်း ပြောင်းလဲလှုပ်ရှားနေသော အဖွဲ့အစည်းတစ်ခုလုံး၏ လုပ်ငန်းဆောင်တာများကို တစ်နေရာတည်းကနေ စီမံခန့်ခွဲနိုင်မည့် Centralized Digital Blueprint (ဒစ်ဂျစ်တယ်ပုံစံငယ်တစ်ခု) အဖြစ် ပုံဖော်ရန် ကြိုးစားခြင်း ကြောင့် ဖြစ်သည်။

Finance, Procurement, Sales, HR နှင့် Supply Chain စသည့် ဌာနအားလုံးကို Unified Database (စုစည်းထားသော ဒေတာဘေ့စ်) တစ်ခုတည်းအောက်သို့ ချိတ်ဆက်လိုက်သည့်အခါ Module တစ်ခုတွင် ဖြစ်ပေါ်လာသည့် အပြောင်းအလဲငယ်လေးတစ်ခုသည် တစ်စနစ်လုံးကို ရိုက်ခတ်သွားစေသည့် Ripple Effect (ဂယက်ရိုက်ခတ်မှု) ကို ချက်ချင်း ဖန်တီးပေးလိုက်သလို ဖြစ်သွားတတ်သည်။

ERP Complexity ဖြစ်စေသည့် အဓိကမဏ္ဍိုင် (၄) ရပ်

၁။ Interconnected Data Dependencies (အပြန်အလှန် ချိတ်ဆက်နေသော ဒေတာမှီခိုမှုများ)

Legacy စနစ်ဟောင်းများတွင် ဌာနတစ်ခုစီသည် သီးခြားစီ (Silos အဖြစ်) လည်ပတ်ကြသော်လည်း၊ ERP တွင်မူ ဌာနအားလုံးသည် တူညီသော Master Data ကို အတူတူ မျှဝေသုံးစွဲကြသည်။ ၎င်းသည် စနစ်စတင် အကောင်အထည်ဖော်ချိန် (Implementation) နှင့် ထိန်းသိမ်းပြင်ဆင်ချိန် (Maintenance) တို့တွင် ကြီးမားသော ပွတ်တိုက်မှုများကို ဖြစ်စေသည်။

• The Ripple Effect: ကုန်လှောင်ရုံ (Warehouse) တာဝန်ခံတစ်ဦးက ပစ္စည်းလက်ခံရာတွင် Unit of Measure (တိုင်းတာမှုယူနစ်) မှားယွင်းထည့်သွင်းမိရုံမျှဖြင့် Stock ကောင်ရေ လွဲချော်သွားရုံတင်မကဘဲ Accounts Payable ကို ချက်ချင်းသက်ရောက်စေကာ Automated General Ledger (GL) စာရင်းများကို လွဲချော်စေမည်။ ထို့အပြင် Costing တွက်ချက်မှုများကို လွဲမှားစေပြီး Real-time Financial Reporting ကိုပါ ပုံပျက်သွားစေနိုင်သည်။

• Data Migration: စနစ်ဟောင်း (Legacy Systems) ပေါင်းစုံမှ ပုံစံမကျဘဲ ပြန့်ကျဲနေသော သမိုင်းဝင်ဒေတာ (Historical Data) များကို သန့်စင်ခြင်း၊ ချိတ်ဆက်ခြင်း (Mapping) နှင့် ပုံသေ သတ်မှတ်ထားသော ERP Database Schema ထဲသို့ စုစည်းထည့်သွင်းခြင်းသည် Implementation လုပ်ငန်းစဉ်တွင် အချိန်အပေးရဆုံး အဆင့်ဖြစ်သည်။

၂။ Business Process Alignment vs. Customization (လုပ်ငန်းစဉ် ညှိနှိုင်းခြင်း နှင့် စိတ်ကြိုက်ပြင်ဆင်ခြင်း လွန်ဆွဲပွဲ)

ကုမ္ပဏီအများစု၏ လုပ်ငန်းလည်ပတ်ပုံများသည် ERP ဆော့ဖ်ဝဲလ်က အသင့်ထုတ်ပေးထားသည့် အခြေခံပုံစံ (Out-of-the-box) အတိုင်း ကွက်တိဖြစ်ခဲလှသည်။ ၎င်းသည် ကုမ္ပဏီများကို ခက်ခဲသော ရွေးချယ်မှုအကျပ်အတည်း ဖြစ်စေသည်။

• Vanilla Implementation: ERP တွင် အသင့်ပါရှိပြီးသား လုပ်ငန်းစဉ်များနှင့် ကိုက်ညီစေရန် မိမိတို့ကုမ္ပဏီ၏ လုပ်ငန်းခွင်အဆင့်ဆင့် (Workflows) ကို အတင်းအကျပ် လိုက်ပြောင်းခိုင်းခြင်း ဖြစ်သည်။ ၎င်းသည် နည်းပညာပိုင်းဆိုင်ရာ ဝန်ထုတ်ဝန်ပိုး (Technical Debt) ကို လျှော့ချပေးနိုင်သော်လည်း ဝန်ထမ်းများဘက်မှ ပြင်းထန်သော တွန်းလှန်မှုများနှင့် ရင်ဆိုင်ရလေ့ရှိသည်။

• Heavy Customization: စနစ်ဟောင်းအတိုင်း ဆက်လုပ်နိုင်ရန် ERP ၏ Core Source Code ကို ပြန်ပြင်ရေးခြင်း ဖြစ်သည်။ အစပိုင်းတွင် အဆင်ပြေနိုင်သော်လည်း ရေရှည်တွင် စနစ်ထိန်းသိမ်းမှုဆိုင်ရာ ငရဲတစ်ခု ဖြစ်လာကာ နောက်ပိုင်းတွင် Software Updates များနှင့် Security Patches များ ထည့်သွင်းရန် အလွန်ခက်ခဲပြီး ကုန်ကျစရိတ် မြင့်မားသွားစေသည်။

၃။ Identity, Security, and Governance (လုံခြုံရေးနှင့် စနစ်ထိန်းချုပ်မှု)

ERP သည် လုပ်ငန်းတစ်ခုလုံး၏ သော့ချက်များကို ကိုင်ဆောင်ထားသဖြင့် ၎င်းကို လုံခြုံအောင် ကာကွယ်ရန် စိန်ခေါ်မှုများစွာ ရှိလာသည်။

• Segregation of Duties (SoD): မသမာမှုများ မပြုလုပ်နိုင်ရန် အသုံးပြုသူ တစ်ဦးတည်းက လုပ်ငန်းစဉ်တစ်ခုလုံးကို အစမှအဆုံး လုပ်ပိုင်ခွင့် မရှိစေရန် Access Controls စနစ်ကို ပုံဖော်ရခြင်း ဖြစ်သည်။ (ဥပမာ- Vendor Profile ဆောက်ခွင့်ရှိသူသည် ၎င်း Vendor ထံ ငွေပေးချေမှုကို အတည်ပြုခွင့် မရှိစေရ)။

• Role-Based Access Control (RBAC): အလတ်စားနှင့် အဖွဲ့အစည်းကြီးများတွင် Tables ပေါင်းရာချီနှင့် Functional Screens များစွာရှိရာ ဝန်ထမ်းအသီးသီးအတွက် Permissions များကို စနစ်တကျ ခွဲဝေပေးနိုင်ရန် အလွန်တိကျသည့် Security Architecture တစ်ခု တည်ဆောက်ရန် လိုအပ်သည်။

၄။ The Human and Change Management Factor (လူသားအရင်းအမြစ်နှင့် ပြောင်းလဲမှု စီမံခန့်ခွဲမှု)

ERP ကျရှုံးရခြင်းသည် နည်းပညာကြောင့် ဖြစ်ခဲပြီး ယဉ်ကျေးမှု (Cultural) ကြောင့် ဖြစ်သည်က များသည်။

• Process Transparency: ERP စနစ်များသည် တာဝန်ခံမှု၊ တာဝန်ယူမှုကို အတိအကျ ဖော်ဆောင်ပေးသည်။ လုပ်ဆောင်ချက်တိုင်းကို စနစ်က မှတ်တမ်းတင် (Logs) ထားမည် ဖြစ်ပြီး၊ ဖုန်းဆက်၍ဖြစ်စေ၊ Excel ဖြင့်ဖြစ်စေ စနစ်ပြင်ပမှ လှည့်ပတ်လုပ်ဆောင်ရန် မလွယ်ကူတော့ပေ။ ဤသို့ ပွင့်လင်းမြင်သာမှု ရှိလာခြင်းကို ဝန်ထမ်းများက တွန်းလှန်တတ်ကြသည်။

• The Training Burden: ဝန်ထမ်းများသည် Software Interface အသစ်တစ်ခုကို လေ့လာရုံတင်မကဘဲ မိမိတို့လုပ်ဆောင်ချက်က အခြားသော ရှေ့တန်းနှင့် နောက်တန်းဌာန (Upstream & Downstream Departments) များအပေါ် မည်သို့သက်ရောက်သွားသည်ဟူသော အလုပ်လုပ်ပုံစနစ်သစ်ကြီးတစ်ခုလုံးကို သင်ယူကြရခြင်း ဖြစ်သည်။

ERP Profit Assurance Framework

(ERP မှာ Profit မှန်ကန်စေရန် စစ်ဆေးထိန်းချုပ်ရမည့် Framework)

ERP System တစ်ခုတွင် General Ledger (GL) သည် Financial Statement (Profit & Loss, Balance Sheet) ကို ထုတ်ပေးသော နောက်ဆုံး Module ဖြစ်ပါသည်။

သို့သော်... GL က Profit ကို မဖန်တီးပါ။ ERP Module အားလုံးမှ ဝင်လာသော Data များကို စုစည်းပြီး Financial Statement အဖြစ် ထုတ်ပေးခြင်းသာ ဖြစ်ပါသည်။

ထို့ကြောင့် Module တစ်ခုခုတွင် Error ဖြစ်ပါက...

• Sales မှား

• Purchase မှား

• Inventory မှား

• Manufacturing Cost မှား

• Fixed Asset မှား

• Payroll မှား

ဆိုလျှင်... GL မှ ထွက်လာသော Profit သည်လည်း မှားနေမည် ဖြစ်သည်။ ထို့ကြောင့် ERP ကို Implement လုပ်ရာတွင် Profit Assurance Framework ရှိရန် လိုအပ်ပါသည်။

Profit မှန်ရန် လိုအပ်သော Formula

Profit = Correct Business Events + Correct Master Data + Correct Business Rules + Correct Accounting Rules + Correct Internal Controls + Correct Cut-off + Correct Valuation

Then become Reliable Financial Statements

ERP Module အလိုက် Profit ကို သက်ရောက်မှု

ERP Profit Assurance Checklist